30 septembre 2026 · 4 min · La maison et son entretien
Bailleur : les documents à remettre à son locataire
Un propriétaire bailleur doit remettre à son locataire un bail conforme au contrat type, le dossier de diagnostic technique (DPE, et selon les cas plomb, électricité, gaz, état des risques, bruit), une notice d’information sur les droits et obligations, l’état des lieux d’entrée et, en copropriété, des extraits du règlement de copropriété. Depuis 2025, un logement classé G au DPE ne peut plus être loué avec un nouveau bail. Voici la liste complète et les bonnes pratiques.
1. Le bail
Pour une location vide ou meublée en résidence principale, le bail suit un contrat type fixé par décret. Il comprend notamment :
- l’identité du bailleur et du locataire ;
- la description du logement, sa surface habitable et ses équipements ;
- la date de prise d’effet et la durée ;
- le montant du loyer, ses modalités de paiement et de révision ;
- en zone tendue, les informations sur l’encadrement des loyers et le loyer du précédent locataire ;
- le montant du dépôt de garantie ;
- la nature et le montant des travaux réalisés depuis le dernier bail.
2. Le dossier de diagnostic technique
Il est annexé au bail :
| Diagnostic | Quand |
|---|---|
| DPE | Toujours (sauf exceptions, comme une occupation de moins de 4 mois par an) |
| Plomb (CREP) | Logement construit avant le 1er janvier 1949 |
| Électricité | Installation de plus de 15 ans (valable 6 ans pour une location) |
| Gaz | Installation de plus de 15 ans (valable 6 ans pour une location) |
| État des risques | Commune concernée par un plan de prévention des risques |
| Bruit | Zone d’exposition au bruit d’un aérodrome |
| Amiante | À tenir à disposition du locataire (non annexé) |
Les diagnostics sont réalisés par un diagnostiqueur certifié avant la mise en location, sauf l’état des risques et le diagnostic bruit que le bailleur peut établir lui-même. Ils peuvent être transmis par voie électronique.
3. La décence du logement
Le logement doit être décent : surface minimale, absence de risques pour la sécurité et la santé, équipements de base, et désormais un niveau minimal de performance énergétique :
- depuis 2025, les logements classés G ne peuvent plus faire l’objet d’un nouveau bail ni d’un renouvellement ;
- en 2028, ce sera le tour des logements classés F ;
- en 2034, des logements classés E.
Anticiper les travaux permet de profiter des aides : voir suivre le budget de sa maison et les travaux.
4. La notice d’information
Un document fixé par arrêté rappelle les droits et obligations du bailleur et du locataire, et les voies de recours en cas de litige. Il est annexé au bail.
5. L’état des lieux
Réalisé à l’entrée et à la sortie, contradictoirement, il décrit l’état de chaque pièce et équipement. Un état des lieux précis, avec photos datées, est la meilleure protection contre les litiges sur le dépôt de garantie. Une grille de vétusté peut être jointe.
6. En copropriété
Les extraits du règlement de copropriété concernant la destination de l’immeuble, la jouissance et l’usage des parties privatives et communes, et la quote-part des charges.
7. Pendant la location
- Quittances gratuites à la demande du locataire ;
- régularisation annuelle des charges, avec les justificatifs tenus à disposition ;
- entretiens : le locataire assure l’entretien courant (chaudière notamment), le bailleur les grosses réparations et le remplacement des équipements hors d’usage (voir les entretiens obligatoires d’une maison) ;
- attestation d’assurance du locataire chaque année.
Ranger et partager
Un bailleur avec plusieurs logements jongle avec beaucoup de documents. Les bonnes pratiques :
- un dossier par logement, avec une rubrique par bail ;
- la date de validité de chaque diagnostic, pour les renouveler à temps ;
- les photos de l’état des lieux, horodatées ;
- les factures de travaux, utiles aussi pour les revenus fonciers (voir ranger ses papiers de maison).
Dans Carnet Maison, le bailleur prépare un dossier de location à partir des documents déjà rangés (diagnostics, notices, règlement) et le partage avec le futur locataire par un lien sécurisé. Le locataire peut aussi signaler un problème et l’artisan de confiance intervient, avec un historique partagé.
En résumé
Bail type, diagnostics à jour, notice, état des lieux détaillé, extraits du règlement : un dossier complet protège autant le bailleur que le locataire. Vous gérez des logements et cherchez un outil adapté à votre activité ? Nous développons des applications web et mobiles sur mesure et des logiciels métier : parlons-en.
Questions fréquentes
Les diagnostics peuvent-ils être envoyés par e-mail ?
Oui. Le dossier de diagnostic technique peut être transmis par voie électronique, sauf opposition du bailleur ou du locataire.
Le bailleur doit-il fournir une attestation d’assurance ?
C’est le locataire qui doit justifier d’une assurance habitation, à la remise des clés puis chaque année à la demande du bailleur. Le bailleur, lui, est conseillé de s’assurer en propriétaire non occupant (obligatoire en copropriété).
Les quittances de loyer sont-elles obligatoires ?
Le bailleur doit remettre gratuitement une quittance au locataire qui la demande. Elle peut être envoyée par voie électronique avec l’accord du locataire.
Sources
Mohamed Rahmouni — fondateur de Ramira, développeur d’applications et consultant Odoo à Niort. En savoir plus